Päiväkoti Sinilinnun tietosuoja

Suomen ja Euroopan unionin tietosuojalait ovat uudistuneet. EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa. Uusi asetus sisältää samoja periaatteita kuin henkilötietojen käsittelyyn on liittynyt aikaisemminkin, mutta jatkossa yritysten pitää pystyä vastaamaan yhä korkeampiin vaatimuksiin liittyen henkilötietojen turvalliseen käsittelyyn ja säilyttämiseen. Asiakkaidemme henkilötietojen turvallisuus on meille tärkeää. Uusi asetus ei edellytä Sinulta mitään toimia. Tällä sivulla haluamme kuitenkin kertoa keskeiset käytäntömme henkilötietojen käsittelyssä.  

TIETOSUOJASELOSTE
Päivitetty 28.06.2018, 22:54.

1. Rekisterinpitäjä

Päiväkoti Sinilintu Oy käsittelee toiminnassaan henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseksi, asiakasviestinnän mahdollistamiseksi, tehtyjen sopimusten toteuttamiseksi. Lisäksi keräämme analytiikkatietoa verkkosivujemme kävijöistä. Henkilöasiakkaiden lisäksi Sinilinnulla on yhteisöasiakkaita ja yhteistyökumppaneita, joiden edustajien henkilötietoja voidaan käsitellä osana tätä rekisteriä. Yhteisöasiakkaiden edustajien tietoja käytetään vain yhteisölle kohdistuvan viestinnän ja markkinoinnin toteuttamiseen.  Sinilinnulle on tärkeää, että tiedät, miten käsittelemme henkilötietojasi. Alla kerromme lisää henkilötietojesi käsittelystä. Huomaathan, että tämä Tietosuojaseloste soveltuu ainoastaan Sinilinnun rekisterinpitäjänä suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn.

2.Yhteystiedot

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

• Y-tunnus: 2479770-4
• Osoite: Kylmänkatu 10, 87500 Kajaani
• Sähköpostiosoite: pksinilintu(at)pksinilintu.fi
• Internet-sivut: https://www.sinilintu.fi
• Rekisteristä vastaava henkilö: Maarit Martikainen

3. Kerätyt tiedot

Asiakkaat

• Lapsen nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sisarukset, terveydentila
• Huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ammatti
• Hakemustiedot ja palveluntarve
• Asiakasmaksua koskevat ja maksun määräytymiseen liittyvät tiedot
• Palveluun liittyvät päivittäiskirjaukset ja muut päivähoitotoiminnan järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot
• Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen antamansa lisätiedot palveluun liittyen (varahakijat, allergiat, kuvauslupa, jne.)

Verkkosivut

• IP-osoite
• URL-reitti sivustolla
• Vierailun ajankohta
• Selaintyyppi ja -versio
• Laitetyyppi

4. Mistä saamme henkilötiedot?

Lähtökohtaisesti saamme tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltävät tiedot rekisteröidyltä itseltään tai hänen huoltajaltaan. Verkkosivuilta kerätty data tallentuu palvelimelle vierailun yhteydessä. Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin hakemustietoina hakemuksen tai ajanvarauksen kautta lapsen huoltajilta tai lapsen kotikunnan varhaiskasvatuksen palveluohjauksesta. Tietoja täydennetään huoltajien kertomilla tiedoilla. Palveluiden toimeenpanoa koskevat tiedot syntyvät asiakkuuden aikana päiväkotihenkilöstön kirjaamina. Jos päivähoitoon hakemin tapahtuu kunnan kautta, saa palveluntarjoaja henkilö- ja perhetiedot kunnan varhaiskasvatuksen palveluohjauksesta.

5. Tietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitukset

Henkilötietojen käsittely perustuu lähtökohtaisesti varhaiskasvatuslainsäädäntöön. Henkilötietoa käsitellään myös hoitosopimussuhteesta johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi ja erillistä suostumusta vaativien käsittelytoimien osalta nimenomaisesti haettavan suostumuksen perusteella. Henkilötietoja voidaan käyttää seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• Palvelun tuottamiseen tai sopimussuhteen täyttämiseen
• Varhaiskasvatuslainsäädännön asettamien vaatimusten täyttäminen
• Asiakasneuvonta
• Palvelun järjestäminen ja toteuttaminen
• Palveluun liittyvä viestintä ja muistuttaminen
• Asiakaslaskutus
• Päivähoitoon liittyvien tilastotietojen keräys ja analysointi
• Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely
• Rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Asiakasviestintään ja asiakassuhteen hoitamiseen

Henkilötietoja käytetään Sinilinnun ja Asiakkaan välisen asiakassuhteen hallintaan ja hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä viestintään. Jos otat meihin yhteyttä, käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamiseen ja mahdollisten ongelmien ratkaisemiseen sekä viestisi käsittelyyn.

Suoramarkkinointitarkoituksiin

Mikäli olet antanut suostumuksesi suoramarkkinoinnin vastaanottamiseen, voimme lähettää sinulle tiedotteita Sinilinnun toiminnasta ja näyttelyistä sekä muuta suoramarkkinointimateriaalia. Rekisteröidyllä on aina oikeus kieltää meitä käyttämästä henkilötietoja suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen tai profilointiin olemalla meihin yhteydessä yllä osoitettujen yhteystietojen mukaisesti taikka käyttämällä suoramarkkinointiviestien tai uutiskirjeen yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta.

6. Säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan, kuin lainsäädäntö vaatii tai kuin ne ovat on tarpeellisia yllä yksilöityjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi.

7. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Varhaiskasvatuksen tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille varhaiskasvatuslainsäädännön perusteella. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä. Mikäli päivähoito toteutetaan palvelusetelin avulla, omistaa kunta kaikki syntyvät asiakirjat ja asiakassuhteen päätyttyä asiakirjat toimitetaan kunnalle arkistoitavaksi. KELA:an siirretään tietoja hoitosuhteen aloittaneista asiakkaista, jos palvelu toteutetaan Kelan yksityisen hoidon tuella. Palvelua valvova kunta ja/tai Kela vastaa omalta osaltaan heille muodostuvan rekisterin ylläpidosta. Muutoin emme luovuta henkilötietojasi Sinilinnun ulkopuolisille osapuolille, lukuun ottamatta seuraavia tilanteita:

Oikeudellisista syistä

Voimme luovuttaa henkilötietoja Sinilinnun ulkopuolisille osapuolille, jos pääsy henkilötietoihin on kohtuullisesti katsoen tarpeellista:

• Soveltuvan lain, sääntelyn tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi.
• Petoksen, rahanpesun, terrorismin rahoittamisen taikka tietoturva- tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi tai muutoin asian käsittelemiseksi.
• Sinilinnun tai asiakkaidemme omaisuuden suojelemiseksi tai turvallisuuden takaamiseksi taikka yleisen edun edellyttämien tarkoitusten varmistamiseksi lainsäädännön mukaisesti.

Valtuutetuille palveluntarjoajille

Voimme luovuttaa henkilötietoja meille palveluita suorittaville valtuutetuille palveluntarjoajille. Sopimuksemme palveluntarjoajiemme kanssa sisältävät sitoumukset, joiden mukaisesti palveluntarjoajat sitoutuvat rajoittamaan henkilötietojen käyttöä sekä noudattamaan vähintään tämän tietosuojaselosteen mukaisia yksityisyys- ja tietoturvastandardeja.

Nimenomaisella suostumuksellasi

Voimme luovuttaa henkilötietoja Sinilinnun ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista, kuin edellä mainituista syistä, kun meillä on siihen rekisteröidyn nimenomainen suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tällainen suostumus milloin tahansa.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä itseään koskevien henkilötietojen tarkastuspyyntö, oikaista tietoja, pyytää tietojen rajoittamista tai poistamista, mikäli asialle ei ole lainmukaista estettä, vastustaa automaattista päätöksentekoa ja profilointia, sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Jos haluat käyttää jotakin ylläolevista oikeuksista, pyydämme lähettämään Sinilinnulle postitse tai sähköpostitse seuraavat tiedot:

• nimi
• osoite
• puhelinnumero
• kopio voimassaolevasta henkilöllisyystodistuksesta

Henkilöllisyyden todistamiseksi voimme pyytää lisätietojen toimittamista. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia.

Tiedot toimitetaan asiakkaalle kuukauden kuluessa pyynnön saamisesta, ellei ole erityistä syytä pidentää vastausaikaa.

10. Tietoturvallisuus

Olemme toteuttaneet hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä ja fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtävien puolesta tämä on perusteltua. Henkilötietojen käyttö on suojattu asianmukaisin käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

11. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet Sinilinnun henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

Päivitetty 28.06.2018, 22:54.